Die Präsenz im Internet, in Blogs und Social-Media-Kanälen ist heute ein wesentlicher Bestandteil der Außendarstellung von Unternehmen. In diesem Zusammenhang müssen Arbeitgeber die rechtlichen Anforderungen kennen, die sich bei der Veröffentlichung von Arbeitnehmerdaten und Profilbildern stellen. Die nachfolgende Darstellung stellt die daraus resultierende Problematik vor und vermittelt Lösungsansätze. Hierzu ist zwischen dem Umgang mit Mitarbeiterdaten während des Arbeitsverhältnisses und nach dessen Beendigung zu differenzieren, wobei sich die nachfolgende Darstellung auf das bestehende Arbeitsverhältnis beschränkt.
- Mitarbeiterdaten auf der Homepage
Kunden orientieren sich zum Überblick über die Firmenstruktur an der Unternehmenshomepage und den dort dargestellten Mitarbeiterprofilen. Dieses Medium erleichtert den Zugang zum richtigen Ansprechpartner und vermittelt über die Veröffentlichung des Mitarbeiterfotos einen ersten persönlichen Eindruck.
Mitarbeiterdaten auf der Homepage gelten als personenbezogene Daten nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) bzw. dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Veröffentlichungen sind deshalb nur erlaubt, soweit ein Gesetz die Veröffentlichung regelt oder der Mitarbeiter dem Arbeitgeber eine Einwilligung erteilt. Als Gesetzesgrundlage kommt § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG in Betracht. Danach kann die Veröffentlichung rechtmäßig sein, „soweit dies zur Begründung oder Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erlaubt ist“.
Diese „Erlaubnis zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses“ gilt jedoch nicht für alle Mitarbeiter. Es wird zwischen Funktionsträger und Nichtfunktionsträger differenziert. Nur bei Funktionsträger ist die Veröffentlichung von so genannten Basiskommunikationsdaten ohne Einwilligung erlaubt. Was sind „Funktionsträger“ und was sind „Basiskommunikationsdaten“?
Bei Funktionsträger handelt es sich um Mitarbeiter, denen ein übergeordneter Verantwortungsbereich zukommt, z. B. Kundenbetreuer, Beschwerdeabteilung, Geschäftsführer etc. Nur bei Mitarbeiter dieser Kategorie ist die Veröffentlichung ohne Einwilligung erlaubt.
Aber selbst bei dieser Mitarbeiterkategorie dürfen ohne Einwilligung nur Daten veröffentlicht werden, die zur spezifischen Kontaktaufnahme erforderlich sind: Name, Funktions-/Tätigkeitsbereich, Dienstanschrift, E-Mail-Adresse, Telefon- bzw. Faxnummer. Für die Veröffentlichung aller weiteren Daten (Konfession, Berufsabschluss, Geburtsdaten etc.) wird die Einwilligung auch des Funktionsträgers benötigt.
Daten eines Nichtfunktionsträgers (z. B. Schreibkräfte, Produktionsmitarbeiter etc.) dürfen dagegen immer nur mit Zustimmung des Beschäftigten veröffentlicht werden.
- Mitarbeiterfotos
Zur Darstellung des Mitarbeiterprofils kommen auf der Homepage Fotos der Mitarbeiter in Frage. Darstellungen dieser Art dürfen nur mit Einwilligung verarbeitet und auf der Unternehmenshomepage abgelichtet werden. Übrigens: Für Fotos von Betriebsfesten ist eine Veröffentlichung auch ohne Einwilligung möglich.
Für die Verwendung eines Mitarbeiterfotos muss auch die Urheberschaft des Fotografen berücksichtigt werden. Dem Fotografen stehen die Rechte zur Verwertung der von ihm aufgenommenen Fotos zu (§§ 15 ff. UrhG). Werden Bilder des Beschäftigten im Internet veröffentlicht, betrifft dies das Recht des Urhebers (Fotograf) auf Vervielfältigung seines Werkes, also auch sein Recht auf öffentliche Zugänglichmachung seiner Bilder.
Um eine unter Umständen kostspielige Abmahnung und Schadensersatzansprüche wegen Urheberrechtsverletzungen zu vermeiden, muss vorab geklärt werden, ob eine entsprechende Nutzungserlaubnis des Fotografen vorliegt. Selbst bei der professionellen Anfertigung von Bewerbungsbildern kann nicht automatisch vom Vorliegen einer entsprechenden Nutzungserlaubnis zur Veröffentlichung auf Unternehmenshomepages ausgegangen werden.
Für Arbeitgeber ist es deshalb wichtig, sich die Einräumung der konkreten Nutzungshandlung (Homepage-Bildveröffentlichung) von Seiten des Arbeitnehmers schriftlich bestätigen zu lassen; ggf. auch um sich die Möglichkeit eines Schadensersatzregress offen zu halten.
- Einwilligung
Die Einwilligung des Mitarbeiters ist die entscheidende Voraussetzung zur Veröffentlichung seiner Daten oder seines Fotos. Es ist deshalb nicht ausreichend, dass überhaupt eine Einwilligung vorliegt, sondern diese Einwilligung muss auch rechtswirksam gestaltet sein. D. h. die Einwilligung muss den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, ansonsten gilt die Einwilligung als rechtswidrig und damit als nicht abgegeben. Folgende Anforderungen ergeben sich:
I. Schriftform
Die Einwilligung des Mitarbeiters muss vor der Veröffentlichung der Daten des Fotos abgegeben werden. Die Einwilligung zur Veröffentlichung der Mitarbeiterdaten muss schriftlich und sollte aus Beweisgründen für Fotos ebenfalls schriftlich erfolgen.
II. Inhalt der Einwilligung
Die Verwendungszwecke für die Mitarbeiterdaten sowie der Fotos sind im Einzelnen zu bezeichnen und aufzulisten. Wird z. B. das Profilbild ergänzend im News-Blog des Unternehmens verwendet, muss die Einwilligung auch diese Darstellungsweise umfassen. Die Rechtswirksamkeit der Einwilligung setzt die umfassende Kenntnis des Mitarbeiters über den Umfang und den Zweck der Veröffentlichung voraus.
III. Freiwilligkeit
Die Rechtmäßigkeit der Einwilligung setzt die Freiwilligkeit der Abgabe der Einwilligung voraus. Die Einwilligung muss zwanglos erfolgen und eine sanktionslose Möglichkeit zur Verweigerung muss zugunsten des Mitarbeiters eingeräumt werden. Zur praktischen Sicherstellung der Freiwilligkeit kann vor allem die Einräumung einer Überlegungsfrist ratsam sein.
IV. Widerrufsmöglichkeit in Textform
Vor Abgabe der Einwilligung muss der Mitarbeiter über sein jederzeitiges Widerrufsrecht informiert werden. Ebenso muss darüber informiert werden, dass die Datenverarbeitung trotz Widerruf, für den Zeitraum bis zum Widerruf rechtmäßig bleibt.
- Ergebnis
Zur rechtswirksamen Gestaltung der Veröffentlichung der Daten der Mitarbeiter sowie deren Fotos auf der Unternehmenshomepage bedarf es einer rechtswirksamen und die speziellen Einzelfallumstände im Unternehmen berücksichtigende Einwilligungserklärung durch die Mitarbeiter. Wir beraten Sie bei der Feststellung der in Ihrem Unternehmen in Frage kommenden Einzelfallumstände und gestalten danach die für Sie erforderliche Einwilligungserklärung zur rechtswirksamen Abgabe durch Ihre Mitarbeiter.
Dieser Beitrag wurde verfasst von Rechtsanwalt Thomas Morio.