Die neue Corona Arbeitsschutzverordnung beinhaltet ab Januar 2021 neue zusätzliche Homeoffice Regelungen, die in ihren Grundsätzen nachfolgend dargestellt wird.
- Kein Anspruch auf Homeoffice
Die Corona Schutzverordnung (abgekürzt: ASchV) verpflichtet Arbeitgeber Homeoffice anzubieten, aber nur wenn keine zwingenden betriebsbedingten Gründe dagegensprechen. Nicht in der ASchV steht jedoch, was der Gesetzgeber unter „zwingenden betriebsbedingten Gründen“ versteht. Es kommt also bei der Frage der Verpflichtung des Arbeitgebers auf die Einzelfallumstände im Betrieb an, also ob es die Organisation des Betriebes durch den Arbeitgeber erfordert, dass die Mitarbeiter*innen anwesend sein müssen.
Bei Anwesenheit (also im Betrieb des Arbeitgebers) der Mitarbeiter*innen muss der Arbeitgeber die Covid-Arbeitsschutzstandards einhalten:
- Wenige Kontakte der Mitarbeiter*innen
- Mindestabstand 1,50 Meter überall
- Im Auto: Tragen einer medizinischen oder FFP2-Maske
- Regelmäßiges Lüften der Arbeitsräume
- Arbeit aller Mitarbeiter*innen im Einzelbüro bzw. im Großraumbüro mit 10m² pro Person sowie in kleineren Räumen mit Absperrungen
- Kleine feste Arbeitsgruppen
- Telefon- oder Video-Konferenzen
- Mund-Nasen-Schutz tragen, Ausnahme: eigener Arbeitsplatz mit 1,50 Meter Abstand zum Mitarbeiter*in
- Soweit erforderlich muss der Arbeitgeber medizinische Gesichtsmasken oder FFP2-Masken zur Verfügung stellen.
Soweit diese Bedingungen nicht eingehalten werden können, sollte im Homeoffice gearbeitet werden. Der Arbeitgeber ist dazu nach dem arbeitsrechtlichen Führsorgegrundsatz zum Schutz der Mitarbeiter*innen verpflichtet.
Wichtig ist, Mitarbeiter*innen haben keinen Anspruch gegenüber dem Arbeitgeber, im Homeoffice arbeiten zu können.
Soweit Covid-Regeln vom Arbeitgeber nicht eingehalten werden, sind die gewerblichen Aufsichtsbehörden, die Unfallversicherer oder die Berufsgenossenschaften für die Mitarbeiter*innen Ansprechpartner zur Reklamation. Diese sind für die Überwachung und Einhaltung der Covid-Regeln zum Arbeitsschutz am Arbeitsplatz zuständig.
Nach der ASchV besteht für Mitarbeiter*innen kein Klagerecht auf Homeoffice vor dem Arbeitsgericht. Zu Lasten der Arbeitgeber, die kein Homeoffice einrichten, wird kein Bußgeld festgesetzt.
Regeln im Homeoffice
a) Arbeitszeit
Es gilt das Arbeitszeitgesetz. Der Arbeitgeber sollte deshalb Regeln zur Arbeitszeit im Homeoffice, sowie zur Erreichbarkeit der Mitarbeiter*innen festlegen.
b) Arbeitsplatz
Erforderlich sind genaue Anweisungen des Arbeitgebers, nach welchen Bedingungen der Arbeitsplatz zuhause einzurichten ist, insbesondere zum Schutz der Augen und des Rückens der Mitarbeiter*innen.
c) Datenschutz
Zum Datenschutz hat der Arbeitgeber die im Homeoffice erforderlichen Regelungen zu prüfen, festzustellen und einzurichten, wozu der Arbeitgeber insbesondere die technischen Voraussetzungen herstellen muss.
d) Laptop
Allerdings ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet bei Arbeit im Homeoffice nach der ASchV dem Mitarbeiter*in einen Laptop zur Verfügung stellen zu müssen. Diese Homeoffice-Regel nach der ASchV ist nicht zu verwechseln mit der Homeoffice-Regelung nach der Arbeitsstättenverordnung zur Einrichtung eines Homeoffice-Arbeitsplatz (sog. Telearbeit). Nur bei dieser Telearbeit ist der Arbeitgeber verpflichtet, zuhause bei dem Mitarbeiter*in einen Arbeitsplatz einrichten und damit ggf. auch einen Laptop zur Verfügung stellen zu müssen.
e) Vertragsregelung
Mitarbeiter*innen und Arbeitgeber sollten die zwischen ihnen geltenden Regelungen zur Tätigkeit im Homeoffice, vor Beginn, in einer schriftlichen Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag, festhalten.
f) Steuer
(1) Laptop, Mobiltelefon
Büroausstattung die Mitarbeiter*innen selbst anschaffen zur Arbeit im Homeoffice gelten als Arbeitsmittel, die in der Steuererklärung als Werbungskosten angegeben werden können. Für einen Laptop, der sowohl beruflich als auch privat genutzt wird, können in der Steuererklärung pauschal die Hälfte der Kosten als Werbungskosten angegeben werden[1]. Wird das Laptop vom Arbeitgeber gestellt kann der Arbeitnehmer dieses mit Zustimmung des Arbeitgebers auch für private Zwecke nutzen. Die private Nutzung ist steuerfrei[2]. Dasselbe gilt auch für die Überlassung und eine private Mitbenutzung eines Mobiltelefons.
(2) Arbeitszimmer
Der Arbeitgeber sollte die Dauer der Corona bedingt angeordneten Homeoffice-Tätigkeit schriftlich bescheinigen. Ggf. kann dann das häusliche Arbeitszimmer als Werbungskosten geltend gemacht werden. Wer am Küchentisch arbeitet, kann dagegen keine Raumkosten absetzen.
(3) Homeoffice-Pauschale
Für 2020 und 2021 kann unabhängig von der Anerkennung eines Arbeitszimmers zuhause, für Homeoffice-Arbeit eine Pauschale von EUR 5,00 für jeden Arbeitstag als Werbungskosten geltend gemacht werden, soweit täglich ausschließlich im Homeoffice gearbeitet wird.
Diese Regelung gilt pro Jahr begrenzt für höchstens 120 Tage, also EUR 600,00. Die Pauschale wird auf die Werbungskostenpauschale angerechnet, womit man nur für den Fall von dieser Regelung profitieren kann, wenn die Werbungskosten bereits höher sind als EUR 1.000,00.
(4) Anmietung eines Arbeitszimmers beim Arbeitnehmer durch den Arbeitgeber
Erfüllt das Homeoffice des Arbeitnehmers die Voraussetzung als Arbeitszimmer, kann der Arbeitgeber das Arbeitszimmer vom Arbeitnehmer anmieten.
Ist das vorrangige betriebliche Interesse des Arbeitgebers an der Vermietung des Arbeitszimmers oder der als Homeoffice genutzten Wohnung vom Arbeitnehmer an den Arbeitgeber nachgewiesen, liegen beim Arbeitnehmer Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung vor. Bei einem Werbungskostenüberschuss kann auch die Einkünfteerzielungsabsicht des Arbeitnehmers fehlen, so dass die Zahlungen des Arbeitgebers beim Arbeitnehmer nicht steuerpflichtig sind. Soweit die Anmietung des Arbeitszimmer im vorrangigen Interesse des Arbeitnehmers liegt, sind die Zahlungen des Arbeitgebers für das Arbeitszimmer als Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit zu qualifizieren[3].
Wir hoffen, Sie konnten sich einen Überblick zu den Corona bedingt geltenden Homeoffice-Regelungen, nach Ihren Fragen, verschaffen. Antworten zu allen Ihren arbeits- und steuerrechtlichen Fragen erhalten Sie bei uns in einer persönlichen Beratung nach individueller Terminsvereinbarung.
Dieser Rechtstipp wurde verfasst von Rechtsanwalt Thomas Morio und Rechtsanwalt Klaus Makowe.
[1] BFH VI R 135/01; FG Nürnberg 5 K 732/17
[2] § 3 Nr. 45 EstG; L. Schmidt 39. Aufl. § 3 EStG Rdn. 157
[3] BMF, Schr. v. 18.4.2019 – IV C 1 – S 2211/16/10003 :005, DOK 2019/0046116